Principaux enjeux de l’adoption des formats HTML et XBRL pour la publication des documents de référence en 2020

Quel est le calendrier de mise en œuvre du format ESEF ?

Depuis l’ouverture de l’exercice 2020 au 1er janvier, les groupes cotés sont soumis à l’obligation d’adopter le format ESEF (European Single Electronic Format). Tous les URD (Document d’enregistrement universel, anciennement DDR Document de Référence) faisant office de RFA (Rapport Financier Annuel) seront publiés au format XHTML.

Dans les états financiers, il faut « baliser » les chiffres 2020 ainsi que les comparatifs présentés (2019, éventuellement 2018) des cinq états primaires :

  • Bilan,
  • Compte de résultat,
  • État du résultat net et des gains et pertes comptabilisés directement en capitaux propres,
  • Tableau de variation des capitaux propres,
  • Tableau des flux de trésorerie.

Les valeurs sont « balisées » individuellement au format iXBRL (y compris les renvois de bas de tableau). Ne pas oublier également, si applicable, les informations comptables présentées en dehors des états financiers (IFRS 7).

Dans les états financiers 2022, il faudra « baliser » en plus les informations obligatoires prévues par l’ESMA et l’ensemble des notes annexes, note par note, au format iXBRL sous forme de blocs de texte.

Notons qu’il n’est pas interdit aux groupes d’être en avance de phase sur ce calendrier et de baliser volontairement une plus grande partie des valeurs incluses dans leurs états financiers. Citons notamment les notes détaillant les postes principaux des états financiers ou leurs variations et les informations demandées le plus souvent par les analystes et concernant les dettes ou les informations sectorielles, voire les éléments financiers du rapport de gestion.

Quels sont les textes ?

Le règlement délégué (UE) 2018/815 qui complète la directive 2004/109/CE inclut la norme technique réglementaire (RTS). Ce texte précise les règles en termes de balisage et comprend les éléments de la taxonomie ESEF applicable. Il sera mis à jour tous les ans pour tenir compte des évolutions de la taxonomie IFRS de référence et des traductions des éléments dans les langues de l’UE.

La taxonomie de base ESEF, contient tous les éléments comptables et structures de la taxonomie IFRS ainsi que la taxonomie LEI (Legal Entity Identifier).

La taxonomie IFRS fait l’objet d’une documentation fournie sur la manière dont elle est construite et sur de nombreux exemples d’utilisation. Il est bon de se référer à cette documentation.

L’ESEF fait l’objet d’un guide émis par l’ESMA précisant les règles d’établissement et de validation.

L’AMF n’émet pas de recommandations supplémentaires. Elle indiquera en temps utile la règle de nommage des packages et fichiers à déposer. Les limites sur la taille du fichier sont les mêmes qu’actuellement.

A noter que l’AMF publie une page dédiée sur son site contenant les textes et présentations utiles, les réponses aux questions fréquentes. Elle participe aux travaux de place, aux travaux de l’ANC sur une proposition de balisage de leur recommandation sur la présentation des états financiers primaires, au groupe de travail ESMA. Elle a également produit une traduction du manuel de reporting ESMA en français.

Que change le format ESEF ?

L’ESEF, pour le dépôt et la publication des RFA (Rapports Financiers Annuels), constitue réellement une nouvelle technologie perturbatrice. Il remet en cause les processus de préparation et affecte les métiers des différents acteurs : comptables, auditeurs, services de communication.

La nouveauté à prendre en compte est que le format ESEF nécessite une publication du Document d’enregistrement universel (URD) (anciennement Document de référence) au format xHTML et non plus au format PDF. Sont réunies la partie HTML « pure » du document plus la partie iXBRL des états financiers consolidés.

Le dépôt à l’AMF se fait sous forme d’un seul fichier .zip qui comprend le fichier xHTML et les fichiers .xml de description de la taxonomie personnalisée et qui permettront aux ordinateurs de lire les données XBRL extraites du fichier xHTML.

Bien qu’il n’y ait pratiquement pas de différences entre un document imprimé à partir du format PDF (utilisé dans les processus actuels de présentation et de publication) et du format HTML, l’utilisation à l’écran et toute la chaîne de production incluant les techniques et outils et les compétences et connaissances requises des acteurs sont fondamentalement différentes.

Le format HTML a été défini pour visualiser des données avec comme principal objectif, la présentation. Les documents au format HTML sont agréablement lisibles dans les navigateurs. Ils offrent des facilités de navigation. Il est également possible de les imprimer tel qu’ils sont présentés à l’écran. Le format xHTML permet de présenter clairement les données digitalisées en XBRL qui pourront être extraites automatiquement pour être lues par les ordinateurs.

Qu’est-ce que le format Inline XBRL (iXBRL) ?

XBRL, ou Inline XBRL, est un standard libre qui permet à un document unique de fournir des données à la fois lisibles par l’homme et digitalisées pour être lisibles par les machines.

iXBRL utilise le standard HTML qui est utilisée pour alimenter toutes les pages Web et intègre des “tags” (balises) supplémentaires qui donnent un sens aux chiffres et déclarations dans le format XBRL qui peut être compris par un ordinateur. Les « tags » ou balises XBRL sont exprimées de manière standard, par référence à une taxonomie IFRS officielle et adaptée aux besoins de chaque rapport.

Les entités publient des rapports qui leur sont propres conformément aux normes comptables pertinentes. Même au sein des groupes aux activités comparables, les états financiers de l’un sont différents de ceux d’un autre, en fonction de leurs besoins en matière de communication. iXBRL fournit un certain nombre de mécanismes différents pour permettre cette diversité, reflétant les spécificités qui ont toujours été présentes dans les états financiers.

Qui est concerné ?

Le format xHTML concerne toutes les sociétés dans le champ de la Directive Transparence et qui doivent produire un RFA, soit les sociétés émettrices d’actions et les sociétés émettrices d’obligations sur Euronext.

Il concerne les documents d’enregistrements universels (URD) qui font office de RFA.

La digitalisation en iXBRL concerne les comptes consolidés en IFRS.

Sont exclus du champ d’application les sociétés ne publiant que des comptes sociaux en normes françaises et les sociétés établissant des états financiers IFRS sociaux sur base volontaire, néanmoins, elles peuvent entrer dans le champ sur base volontaire.

Les composants des nouveaux rapports digitalisés nécessitent d’adapter toute la chaine de préparation, de développer et d’utiliser de nouveaux outils et de modifier les métiers et les compétences des acteurs. Tous les acteurs du processus de préparation des publications au format ESEF ne doivent pas sous-estimer la mise en œuvre de cette technologie digitale qui est nouvelle et commencer à s’y préparer : formation, planification des tâches et recherche d’outils ou de services adaptés.

Les préparateurs et les responsables de la communication financière doivent comprendre que le texte imprimé est la partie lisible par les humains du document. Ils devront utiliser un lecteur pour s’assurer que les « tags xbrl » inclus dans le document numérique représentent correctement le contenu. Ils devront également avoir l’assurance que la taxonomie personnalisée du groupe permet une lecture automatisée des faits XBRL fidèle à l’écrit.

Comment se préparer ?

La première mise en œuvre de iXBRL et xHTML est un véritable projet nécessitant la désignation de responsables qu’il faut former aux bases de XBRL, aux demandes de l’ESMA et à la préparation d’une taxonomie spécifique permettant de représenter les faits inclus dans les états financiers. Ils devront se familiariser avec les outils disponibles et conformes aux exigences de fond et de forme du format ESEF.

Il est recommandé de ne pas attendre la clôture 2020 pour se préoccuper du sujet. Il est préférable de faire un exercice « à blanc » sur les états financiers de l’exercice précédent (clôture 2019) dans une période calme et éventuellement bénéficier de la disponibilité des consultants.

Cet exercice permet de valider l’alignement des rubriques des Etats financiers avec les IFRS, de se poser des questions sur le bienfondé de leur présentation et éventuellement de revoir certains postes au vu de l’affectation des « balises » de la taxonomie de base ESEF (IFRS) qu’ils vont porter.

L’exercice permet également d’écarter tous les problèmes de validation qui, s’ils surgissent au moment de la publication, provoqueront des retards ou la remise de données digitalisées incorrectes. Ces données ne manqueront pas d’être analysées par des systèmes automatiques et les erreurs relevées donneront une indication de l’impréparation des groupes qui les auront produites.

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Pierre HAMON - CONSULTANT EXPERT ETXETERA Consultant depuis 2007 dans le langage XBRL, Pierre Hamon est membre du conseil d’administration de l’association XBRL France et participe au groupes de travail de XBRL International. Il a été directeur Conseil chez CARTESIS puis directeur du Product Management. Diplomé d’expertise comptable, il a effectué une partie de sa carrière comme auditeur chez EY. Pierre a toujours porté un intérêt à l’association du métier du reporting de groupes et des développements informatiques.

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