Les éditeurs des outils de Consolidation et de Reporting financier offrent différentes solutions pour gérer les comptes intercompagnie. Les comptes dont on parle ici sont les comptes réciproques, ou intragroupes, au bilan et au compte de résultat, qualifiés couramment « d’intercos ». Ils s’éliminent automatiquement en consolidation, après réconciliation entre contreparties (vendeurs avec acheteurs, créanciers avec débiteurs).

Schématiquement, les solutions logiciels permettant de réconcilier les comptes intercos peuvent :
– Faire directement partie des outils de consolidation,
– Ou être des applications séparées, mais néanmoins intégrées dans le système global de consolidation.

La plupart des éditeurs ont une offre, souvent différenciée. Plutôt que de la comparer, dans un environnement d’évolutions permanentes, nous préférons exposer ici la typologie des besoins, rencontrée en pratique. Tous les groupes n’expriment pas les mêmes besoins, tous les éditeurs n’y répondent pas de manière uniforme.

Trois approches différentes de la problématique des intercos en consolidation peuvent être ainsi rapidement résumées :

1. Le groupe ne décentralise pas la réconciliation des comptes intercos

Les filiales ne voient pas les positions de leurs contreparties dans l’outil. Même si une procédure de réconciliation est prévue, elle ne repose pas sur l’outil de consolidation. Ce dernier permet seulement un rapprochement automatique en central des positions entre contreparties. Les écarts éventuels sont calculés par l’outil. La résolution s’effectue hors outil (mails, envois de fichiers etc.).

La plupart des outils du marché offrent cette possibilité (c’est le minimum…).

2. Le groupe décentralise via l’outil de consolidation la réconciliation des comptes intercos, en soldes

Les filiales voient les positions de leurs contreparties dans l’outil, au mieux « en live » grâce à internet. La procédure de réconciliation fait partie intégrante du processus de consolidation, en amont du remplissage complet des liasses de consolidation. Le module de rapprochement intercos, qu’il soit natif ou complémentaire, permet à chacun de se réconcilier avec sa contrepartie.
Exemple : chez A, le solde du compte client interco vis-à vis du partenaire B est mis en regard avec le solde du compte fournisseur interco chez B.
En cas d’écart, la procédure de réconciliation prévue par le groupe doit être appliquée (règle du vendeur souvent, arbitrage en cas d’écarts structurels ou conflictuels).

Tous les éditeurs n’ont pas la même offre à ce niveau. Les points distinctifs sont notamment les suivants :
– réconciliation en solde, en devise groupe, mais aussi en devise de transaction (avant conversion, et dans la devise contractuelle),
– modalités de chargement des intercos dans le module deréconciliation,
– fonctionnalités pour identifier et résoudre les écarts, moyens de communication entre partenaires (alertes, mails automatiques en cas d’écarts, envoi de fichiers en pièces jointes …),
– lien ou fusion des positions réconciliées avec les liasses de consolidation,
– pilotage (« work flow ») des rapprochements en central, gestion des seuils de réconciliation ,
– etc.

3. Le groupe met à disposition des entités du groupe un outil de réconciliation transactionnelle des intercos

Les filiales utilisent l’outil de réconciliation intercos pour clôture leurs comptes locaux, bien en amont du processus de consolidation. Les positions sont justifiés « à la transaction » (détail des factures intercos non réglées, des produits à recevoir et des charges à payer intercos), en fonction des lieux d’émission ou de réception des biens ou des services (le périmètre de consolidation n’étant pas nécessairement le reflet des entités de facturation et de réception des flux). Un lettrage des transactions intragroupes permet la bonne réconciliation des soldes résiduels intercos.

Les choix d’outil du marché sont dans ce cas plus limités, et nécessitent à notre avis un cahier des charges précis. Dans ce contexte, la réconciliation des intercos est traitée « en profondeur » et de manière uniformisée par le groupe. Il s’agit pour les directions financières des groupes d’un investissement dans l’outil de consolidation, mais aussi et surtout dans un dispositif de contrôle interne permettant de fiabiliser les clôtures comptables de toutes les entités du groupe.

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L’amélioration des processus de réconciliation des comptes intercos est notre cœur de métier.

Nous serons heureux de vous assister dans toutes les dimensions de votre projet :
Diagnostic de votre processus de réconciliation intercos et proposition d’optimisations,
Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la définition des besoins et la rédaction du cahier des charges éventuel,
Assistance au choix de l’éditeur et de l’outil de réconciliation,
Maîtrise d’œuvre / pilotage de la mise en place,
Redéfinition des processus opérationnels de réconciliation,
Formation et conduite du changement,
Recette et validation du nouveau système,

N’hésitez pas à nous contacter (formulaire de contact via le blog).

 

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