Nous assistons les entreprises depuis près d’une vingtaine d’années à choisir leurs outils de consolidation et de reporting, dans des groupes de toutes tailles (CAC 40, grands groupes, ETI et PME) et de tous secteurs d’activité. Cette expérience nous permet d’en tirer des enseignements clés. Nous réalisons notamment des cahiers de spécifications très structurants, considérés par nos clients comme très « responsabilisants », pour les éditeurs et les paramétreurs, mais aussi pour l’entreprise elle-même.

Contexte

Les sociétés concernées ici sont essentiellement les PME ou les entreprises de taille intermédiaire (ETI), ainsi que les autres types d’organisation (combinaisons, associations etc.). Elles peuvent vouloir simplement répondre aux exigences légales (consolidation « statutaire »), ou étendre le besoin à la gestion (reporting mensuel, budget, prévision, forecast, PMT…), ou enfin répondre à des contraintes accrues d’actionnaires et de cotation en bourse.

En ce qui concerne les plus grands groupes, et notamment la mise en place de « systèmes de consolidation unifiés » (consolidation statutaire légale, mais aussi reporting, budget, forecast, PMT consolidés etc.), d’autres enjeux apparaissent non adressés en détail dans cette note.

1. Les critères de choix usuels

Huit critères suffisent en général pour qualifier correctement une mise en place d’outil. La synthèse ci-dessous reprend les questions essentielles à se poser.

Critères Questions
Minimum légal Veut-on se limiter aux contraintes légales et réglementaires ? Faut-il intégrer des besoins de gestion (reporting consolidé mensuel, budget, prévision, PMT) ?
Standardisation Une version pré-paramétrée sans personnalisation suffit-elle ? (plan de comptes, états de saisie, états de restitution, modes d’exploitation etc.) Ou faut-il un plan de compte et/ou des règles de consolidation spécifiques au secteur d’activité ?
Rapprochement intercompagnie  En fonction de la volumétrie et de la complexité des rapprochements de comptes intercos, recherche ou non de fonctionnalités avancées dans ce domaine
Implantations internationales  Quelles sont les entités du périmètre à l’étranger et quel est leur degré d’intégration dans le groupe ? Capacité à remonter une information en normes groupe, de qualité et dans les temps ? La même question peut se poser dans les filiales françaises…
Accessibilité à l’outil   Quel est le nombre de personnes à connecter à l’outil ? En central ? Dans les filiales ? Faut-il prévoir des interfaces pour alimenter les liasses dans les filiales ?Quel est le mode d’accès souhaité (internet, autre) ?
Coût complet de la solution  Quelle est la contrainte budgétaire ? Recherche de coûts optimisés, se mesurant en terme d’acquisition de licence, de maintenance auprès des éditeurs, voire de location (Saas), mais aussi en coûts internes induits par la mise en place et l’exploitation récurrente
Appropriation interne  Le groupe dispose-t-il de compétences spécialisées dans le domaine de la consolidation ? Une conduite du changement et des formations appropriées doivent-elles être organisées ?
Evolutivité flexibilité  Faut-il anticiper des évolutions structurelles ou fonctionnelles du groupe ? Faudra-t-il faire évoluer les paramétrages ?

Un cahier des charges doit permettre de répondre précisément à ces questions. Une priorisation des critères est effectuée en concertation avec la Direction financière et les Services comptables, et de préférence avec la Direction Générale (anticipation des évolutions prévisibles du groupe).

Le bon choix devra s’effectuer par rapport aux critères jugés prioritaires .

2. Le degré de criticité de ces 8 critères

a. Pour les groupes qui cherchent seulement à répondre aux contraintes légales

Notre expérience montre que 3 critères essentiels sont en général considérés comme essentiels :
– La réponse parfaite à la contrainte légale, avec trace d’audit complète pour le commissariat aux comptes ( le « minimum légal »),
– Le pré paramétrage qui offre des fonctionnalités de saisie et de restitution ergonomiques, sans ajout de spécificités importantes (la « standardisation »),
– Les modalités de rapprochement et d’éliminations des opérations intragroupes (les « intercos »).

b. Pour les groupes qui souhaitent utiliser la consolidation à des fins de gestion

Les 6 critères jugés essentiels sont en général les suivants :

– La pertinence et la rapidité des rapprochements intercos, pour ne pas fausser les analyses de gestion « contributives » aux groupes,
– La capacité du produit à répondre aux besoins d’internationalisation du groupe, et la facilité d’utilisation par les filiales étrangères,
– Les modalités de rapprochement et d’éliminations des opérations intragroupes,
– La souplesse d’accès à l’outil, et le mode participatif, avec un résultat rapide pour la Direction financière,
– La bonne adéquation en termes de coûts, entre un outil basique complètement standard et un outil avec des fonctionnalités plus évoluées,
– La bonne appropriation en interne par l’ensemble des équipes, comptables et contrôle de gestion,
– La flexibilité, pour suivre ou anticiper l’évolution des besoins de gestion.

c. Pour les groupes qui ont des contraintes accrues d’actionnaires ou de cotation en Bourse

Les 5 critères essentiels sont en général les suivants :
– La réponse complète et parfaite au besoin légal, la trace d’audit complète ( le « minimum légal »),
– Le pré paramétrage qui offre des fonctionnalités de saisie et de restitution ergonomiques, sans ajout de spécificités importantes (la « standardisation »),
– Les modalités de rapprochement et d’éliminations des opérations intragroupes (les « intercos »),
– La souplesse d’accès à l’outil, et le mode participatif, avec un résultat rapide pour la Direction financière (« l’accessibilité à l’outil »),
– La bonne adéquation en termes de coûts, entre un outil basique complètement standard et un outil avec des fonctionnalités plus évoluées (le « coût complet de la solution »).

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ATLIANCE , la mise en place des systèmes de consolidation et de reporting, c’est notre cœur de métier.

Nous serons heureux de vous assister dans toutes les dimensions de votre projet :
Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la définition des besoins et la rédaction du cahier des charges,
Assistance au choix de l’éditeur et de l’outil, réponses à appels d’offres,
Maîtrise d’œuvre / pilotage et contrôle du projet pendant la période de déploiement, liaison avec les différents acteurs : éditeur / intégrateur,
Optimisation et redéfinition des processus fonctionnels de consolidation et de reporting
Formation et conduite du changement
Recette et validation du nouveau système,
Reprise des données historiques,

N’hésitez pas à nous contacter (formulaire de contact via le blog).

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