Choix d’un outil de consolidation pour une entreprise répondant à des exigences d’actionnaires élevées

Nous assistons les entreprises depuis près d’une vingtaine d’années à choisir leur outil de consolidation, et en cas de spécificités, à l’adapter à leur contexte. Cette expérience nous permet d’en tirer des enseignements qui sont synthétisés ci-dessous, et d’appliquer une méthodologie rigoureuse lors de la mise en place.

1. Le contexte

Les sociétés concernées dans cette note sont des PME ou les entreprises de taille intermédiaire (ETI). Pour les grands groupes et la mise en place de « systèmes d’information unifiés » (consolidation statutaire légale, mais aussi reporting, budget, forecast, PMT consolidés etc.), d’autres enjeux apparaissent dont je ne parle pas ici.

Dans ces groupes, un niveau élevé d’exigences est requis, pour différents motifs :

  • soit parce qu’ils sont cotés en bourse, et la réglementation induit un niveau accru de précision et de complexité dans les comptes consolidés (IFRS par exemple),
  • soit parce que leurs actionnaires privés souhaitent eux-mêmes une information privilégiée (fonds d’investissement par exemple)
  • soit parce qu’ils sont fortement endettés, soumis à des « covenants bancaires », nécessitant de fait un reporting consolidé sur certains agrégats financiers.

La consolidation devient alors un processus sensible pour la Direction financière et la direction générale. Même si elle n’est pas utilisée à des fins de pilotage de l’activité, sa fréquence s’accélère : au minimum deux fois par an, mais souvent au trimestre, voir au mois pour l’EBIT et le cash.

Dans ce contexte, la Direction financière s’équipe soit en interne, soit par recours à des prestataires, si les besoins trimestriels ne justifient pas un poste de consolideur plein temps.

Dans certains cas, l’entreprise vient d’un contexte où elle utilise un tableur pour établir ses comptes consolidé. Excel, pour ne pas le citer, se place encore comme le premier outil de consolidation des TPG, très petits groupes, grâce à sa grande facilité d’utilisation. Mais la limite est rapidement atteinte avec les problématiques liées à la conversion des comptes de filiales à l’étranger, l’établissement du tableau de flux de trésorerie, la volumétrie des retraitements, le risque de perte ou de dégradation de données.

2. Les critères de choix

Huit critères suffisent en général  pour qualifier le besoin d’une mise en place d’outil dans ce contexte. Les critères pourraient être résumés ainsi :

Critères Définition
  • Minimum légal
Recherche d’outil respectant des aspects légaux ou réglementaires parfois complexes (formats IFRS par exemple), hors besoins de gestion
  • Standardisation
Recherche d’une version pré-paramétrée, avec personnalisation à la marge (plan de comptes IFRS par exemple)
  • Rapprochement intercompagnie
En fonction de la volumétrie et de la complexité des rapprochements de comptes intercos, recherche ou non de fonctionnalités avancées dans ce domaine
  • Implantations internationales
Recherche de solutions permettant de  remonter une information en normes groupe, de qualité et dans les temps, en provenance des filiales à l’étranger
  • Accessibilité à l’outil
Recherche d’un outil « collaboratif », avec multiples entrées, décentralisées le cas échéant (saisie et consultation). Accès partagés aux états de restitution, visibilité rapide par la Direction Financière
  • Coût complet de la solution
Recherche de coûts optimisés, se mesurant en terme d’acquisition de licence, de maintenance auprès des éditeurs, voire de location (Saas), mais aussi en coûts internes induits par la mise en place et l’exploitation récurrente
  • Appropriation interne
Recrutement ou non de nouvelles  compétences nécessaires pour mettre en place et surtout exploiter l’outil
  • Evolutivité flexibilité
Souhait de faire évoluer le paramétrage et l’organisation du processus de consolidation pour répondre aux évolutions du groupe

Le choix de l’outil doit donc s’effectuer en analysant l’entreprise et ses besoins, par rapport à ces 8 critères. Le bon choix devra répondre en priorité aux critères jugés essentiels par la Direction comptable et financière.

Nous aidons les entreprises à formaliser leurs besoins, en explicitant ces critères dans un cahier des charges.

3. Le degré de criticité des 8 critères

Notre expérience montre que 5 critères essentiels sont en général retenus en priorité :

  • La réponse complète et parfaite au besoin légal, la trace d’audit complète ( le « minimum légal »),
  • Le pré paramétrage qui offre des fonctionnalités de saisie et de restitution ergonomiques, sans ajout de spécificités importantes (la « standardisation »),
  • Les modalités de rapprochement et d’éliminations des opérations intragroupes (les « intercos »),
  • La souplesse d’accès à l’outil, et le mode participatif, avec un résultat rapide pour la Direction financière (« l’accessibilité à l’outil »),
  • La bonne adéquation en termes de coûts, entre un outil basique complètement standard et un outil avec des fonctionnalités plus évoluées (le « coût complet de la solution »).

Le degré de criticité de ces critères peut être résumé dans le diagramme ci-dessous, lorsque la solution retenue est en adéquation avec les besoins :

4. Les solutions offertes sur le marché

Le nombre d’éditeurs et l’offre de logiciels de consolidation ont clairement évolué depuis quelques années. Même si le besoin peut paraître standard, les choix sont finalement assez ouverts.

L’entreprise va naturellement privilégier une solution « la plus standardisée possible », mais en sachant que le pré-paramétrage des solutions du marché permettra rarement de couvrir l’ensemble des besoins. Par exemple, la comparaison d’une part, du tableau des flux de trésorerie produit par l’outil et d’autre part, du tableau de gestion du cash produit en interne par le service de trésorerie pourra amener à vouloir modifier les définitions et les paramétrages dans l’outil.

Outre les fonctionnalités essentielles d’un bon outil de consolidation s’ajouteront donc des critères de choix comme :

  • La possibilité de faire évoluer le pré-paramétrage, sans tout remettre en cause,
  • La dimension normative comptable, avec l’introduction des normes IFRS pour les groupes cotés qui y sont soumis, et la prise en compte dans l’outil des paramétrages spécifiques qui en résultent (plan de comptes, format des états financiers, écritures de retraitements, flux spécifiques dans les capitaux propres et les comptes, analyse par activités…),
  • Un besoin accru d’appropriation de l’outil de la part du consolideur ou du responsable financier, afin de maîtriser les évolutions normatives fréquentes et les modifications de paramétrage,
  • Un accès plus convivial à la base de données, via des requêteurs excel par exemple, dans un contexte où les demandes d’analyse « sur mesure » sont fréquentes.

Si sa taille le justifie, le groupe choisira de gérer l’outil lui-même. Mais les solutions de partage évoquées précédemment (solutions web, SaaS etc.), qui permettent à différents acteurs internes ou externes de contribuer à distance à la production des comptes consolidés, permettront souvent de spécialiser les tâches et de répondre aux besoins.

Notre démarche consiste à s’assurer en phase d’expression des besoins que tous les aspects sont bien pris en compte dans le choix des solutions.

5. Notre retour d’expérience sur les 8 critères de choix. Les risques de « mauvais choix »

On est obligé de constater que de nombreux groupes font des mauvais choix au départ, n’ayant pas pris le temps de qualifier correctement leurs besoins.

Le décalage entre la qualification initiale des besoins et la solution qui aurait été en réalité optimale peut être résumé dans le diagramme ci-dessous. En vert les critères de choix initiaux, en rouge les critères qui auraient dû être mis en avant :

Les sujets de décalage fréquents sont par exemple :

  • Dans le cadre général d’une publication en bourse réglementée, IFRS en particulier, les variations de périmètre entraînent des besoins auxquels des outils pré-paramétrés peuvent plus ou moins répondre : pro forma, déconsolidation des activités non poursuivies –IFRS5) etc.
  • Les acquisitions en LBO entraînent la publication de comptes statutaires au niveau de la holding de tête, réévalués au travers d’un processus de « purchase accounting » (PPA), alors que les actionnaires et les banques exigent souvent de suivre en parallèle l’activité de la cible, sur la base des valeurs historiques, et ce parfois dans un référentiel comptable différent. Les outils doivent alors répondre au besoin de multiplicité des périmètres et des jeux d’écritures.
  • La dimension internationale est souvent plus présente dans ce type de groupe, et le logiciel doit donc être d’autant plus « friendly » qu’il est utilisé par des filiales éloignées, non formées au plan de comptes et aux coutumes comptables françaises, fortement prégnantes dans certains outils standards du marché.
  • Fréquemment, le remplissage des liasses et la réconciliation des intercos doivent être décentralisés, en monnaie de transaction et en monnaie de consolidation. Le simple problème des versions multi-langues doit être posé.

Notre expérience montre ainsi que des groupes qualifiés de PME ou ETI, appartenant à ce segment exigeant du « middle market », peuvent avoir quasiment les mêmes sujets de complexité technique que les plus grandes organisations. Leurs besoins ne sont pas alors très différents des plus grands groupes, volumétrie, délais et pilotage des process à part.

L’appropriation de l’outil par l’entreprise est alors cruciale, et le choix d’une organisation de la consolidation partagée temporairement ou durablement avec des spécialistes externes devient souvent une valeur sûre, à moins que l’entreprise possède toute la compétence nécessaire en interne.

Cela démontre l’utilité d’une démarche formalisée et complète au point de départ, afin d’éviter des choix établis en réalité sur des critères non pertinents, ou simplement incomplets. Un cahier des charges, même simple, et une démarche guidée de mise en place, permettent d’éviter les déconvenues.

N’hésitez pas à me contacter sur ces sujets (formulaire de contact via le blog).

  • BILLOUARD Virginie

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    9 mai 2012

    Bonjour,

    Nous avons créé notre service de consolidation depuis un an. Nous consolidons env 26 sociétés (2 branches consolidées puis conso du groupe)… sous excel. La consolidation finale étant établie par un cabinet extérieur.

    Je suis à la recherche d’exemple de manuels de consolidation et plus précisément d’un manuel des principes comptables groupe : nous ne sommes pas en IFRS …pour le moment.

    Pourriez-vous me transmettre des exemples de ces manuels ? ou me mettre en relation avec des stés qui en possèdent ?

    Vous en remerciant par avance,

    Virginie BILLOUARD

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