Nous assistons les entreprises depuis près d’une vingtaine d’années à choisir leurs outils de consolidation et de reporting, dans des groupes de toutes tailles (CAC 40, grands groupes, ETI et PME) et de tous secteurs d’activité. Cette expérience nous permet d’en tirer des enseignements clés. Nous réalisons notamment des cahiers des charges considérés par nos clients comme très « responsabilisants » pour les éditeurs et les paramétreurs, mais aussi pour l’entreprise elle-même.

Avant d’entrer dans le processus du choix de l’outil de consolidation à proprement parler, il nous semble que cinq « questions vérité » devraient toujours être adressées par les décisionnaires du groupe. Elles concernent la Direction financière, les Services comptables, mais aussi la Direction générale.

Avant de se lancer dans l’aventure, mieux vaut y avoir répondu de manière claire et concertée.

1. L’entreprise a-t-elle les compétences suffisantes en interne pour effectuer le choix du nouveau système ?

Question de bon sens : investir dans un outil de consolidation et de reporting est un choix à long terme, qui conditionnera dans le futur le processus de remontée des données comptables, voire le pilotage et la bonne gestion du groupe. De nombreux aspects techniques et fonctionnels sont en jeu, relativement complexes, même sur des outils relativement standards. Il faut impérativement maîtriser le sujet.
Le maître mot : anticiper et prévoir, plutôt que subir. Un conseil : établissez un cahier des charges (indépendant de l’éditeur) et intégrez le dans les bases contractuelles avec celui-ci.

2. La structure du groupe va-t-elle évoluer ?

Une description précise du groupe est indispensable comme point de départ au processus de consolidation envisagé. Il s’agit d’opérer « un état des lieux » à partir de la situation présente. Mais il est particulièrement important à notre avis de prendre en compte toutes les évolutions prévisibles.
Par exemple : la croissance externe du groupe, l’implantation future dans des pays « exotiques », l’accroissement du nombre d’entités consolidées ou d’utilisateurs de l’outil, l’accélération des délais de production de l’information, les changements d’outils comptables dans les filiales…

3. La « dimension gestion » doit-elle être prise en compte dans l’outil de consolidation ?

Il est impératif de bien caler le besoin au départ. La consolidation, c’est en général la réponse à une obligations légale : consolidation statutaire annuelle, voire semestrielle, parfois trimestrielle. Les outils répondent en général aux contraintes de consolidation statutaire.
Mais la question du besoin de gestion doit être posée : l’outil doit-il permettre d’incorporer le pilotage et l’analyse de gestion ? On passera alors à une nouvelle dimension dans l’outil, en incorporant le « reporting comptable » (mensuel, trimestriel), la remontée d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs (non financiers), la consolidation des données de prévision (budget, forecast, plans à moyen terme…). Conséquences très structurantes sur le choix des outils ! Même si le besoin n’est pas immédiat, il faut l’anticiper et le définir de manière très détaillée.

4. Le groupe a-t-il des spécificités ?

Les outils de consolidation partent en général d’un pré-paramétrage, surtout lorsqu’il s’agit d’outils destinés aux PME/ETI. Mais attention aux spécificités réglementaires, qui peuvent impacter par exemple les plans de comptes, les règles de consolidation, le format des états de restitution, les annexes aux comptes publiés. Il est important d’en faire l’inventaire dans le cahier des charges.
Au delà des seuls aspects réglementaires, il est également important de penser à toutes les contraintes et complexités éventuelles : reporting des indicateurs pour les covenants bancaires, obligations liées à des sous-périmètres, contraintes contractuelles ou statutaires…

5. Le groupe est-il prêt à faire évoluer ses processus « historiques » ?

De nombreux groupes choisissent un nouvel outil, non pas « pour la première fois », mais dans un contexte d’évolution à partir d’un existant. L’outil précédent avait « atteint ses limites », on en recherche un meilleur. Il est important de documenter dans ce cas les sujets critiques : quelles étaient les faiblesses de l’outil précédent, quels sont les sujets d’amélioration jugés indispensables.
Une question moins souvent adressée doit néanmoins être toujours posée : est-on prêt à des changements fonctionnels importants, ou veut-on reproduire les pratiques du passé ? Notre expérience montre que beaucoup de groupes cherchent prioritairement dans un nouvel outil à retrouver ce qu’ils faisaient précédemment (un processus « as is », comme on a toujours fait …). C’est malheureusement souvent une solution de facilité qui pourrait faire perdre beaucoup d’intérêt à la période de redéfinition des besoins.

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La mise en place des systèmes de consolidation et de reporting, c’est notre cœur de métier.

Nous serons heureux de vous assister dans toutes les dimensions de votre projet :
Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la définition des besoins et la rédaction du cahier des charges,
Assistance au choix de l’éditeur et de l’outil, réponses à appels d’offres,
Maîtrise d’œuvre / pilotage et contrôle du projet pendant la période de déploiement, liaison avec les différents acteurs : éditeur / intégrateur,
Optimisation et redéfinition des processus fonctionnels de consolidation et de reporting
Formation et conduite du changement
Recette et validation du nouveau système,
Reprise des données historiques…

N’hésitez pas à contacter (formulaire dans le blog).

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