Comment choisir un outil de consolidation pour une PME répondant à des exigences d’actionnaires élevées ?

Dans ces groupes, un niveau élevé d’exigences est requis, pour différents motifs :

• soit parce qu’ils sont cotés en bourse, et la réglementation induit un niveau accru de précision et de complexité dans les comptes consolidés (IFRS par exemple),
• soit parce que leurs actionnaires privés souhaitent eux-mêmes une information privilégiée (fonds d’investissement par exemple)
• soit parce qu’ils sont fortement endettés, soumis à des « covenants bancaires », nécessitant de fait un reporting consolidé sur certains agrégats financiers.

La consolidation devient alors un processus sensible pour la direction financière et la direction générale. Même si elle n’est pas utilisée à des fins de pilotage de l’activité, sa fréquence s’accélère : au minimum deux fois par an, mais souvent au trimestre, voir au mois pour l’EBIT et le cash.

Dans ce contexte, la direction financière s’équipe soit en interne, soit par recours à des prestataires, si les besoins trimestriels ne justifient pas un poste de consolideur plein temps.

Les critères de choix

Huit critères permettent en général de bien qualifier le besoin d’une mise en place d’outil. Pour les groupes visés, les critères pourraient être résumés ainsi :

Pour les groupes visés, le degré de criticité de ces critères peut être résumé dans le diagramme ci-dessous, lorsque la solution retenue est en adéquation avec les besoins :

Les solutions offertes

L’entreprise va naturellement privilégier une solution « la plus standardisée possible », mais en sachant que le pré-paramétrage des solutions du marché permettra rarement de couvrir l’ensemble des besoins. Par exemple, la comparaison d’une part, du tableau des flux de trésorerie produit par l’outil et d’autre part, du tableau de gestion du cash produit en interne par le service de trésorerie pourra amener à vouloir modifier les définitions et les paramétrages dans l’outil.

Outre les fonctionnalités essentielles d’un bon outil de consolidation s’ajouteront donc des critères de choix comme :

• La possibilité de faire évoluer le pré-paramétrage, sans tout remettre en cause,
• La dimension normative comptable, avec l’introduction des normes IFRS pour les groupes cotés qui y sont soumis, et la prise en compte dans l’outil des paramétrages spécifiques qui en résultent (plan de comptes, format des états financiers, écritures de retraitements, flux spécifiques dans les capitaux propres et les comptes, analyse par activités…),
• Un besoin accru d’appropriation de l’outil de la part du consolideur ou du responsable financier, afin de maîtriser les évolutions normatives fréquentes et les modifications de paramétrage,
• Un accès plus convivial à la base de données, via des requêteurs excel par exemple, dans un contexte où les demandes d’analyse « sur mesure » sont fréquentes.

Si sa taille le justifie, le groupe choisira de gérer l’outil lui-même. Mais les solutions de partage évoquées précédemment (solutions web, SaaS etc.), qui permettent à différents acteurs internes ou externes de contribuer à distance à la production des comptes consolidés, permettront souvent de spécialiser les tâches et de répondre aux besoins.

Les risques de mauvais choix

Soumis à un fort degré d’exigence, ces groupes mettent  la « barre plus haut » dans la définition des besoins, et font logiquement rédiger un cahier des charges en préalable au choix de l’outil. C’est pourquoi les réels « mauvais choix » sont à notre avis plus rares.

Les critères sur lesquels peut exister un risque de décalage entre les attentes et la réalisation sont schématisés dans le diagramme ci-dessous.

On pourrait citer par exemple :

• Dans le cadre général d’une publication en bourse réglementée, IFRS en particulier, les variations de périmètre entraînent des besoins auxquels des outils pré-paramétrés peuvent plus ou moins répondre : pro forma, déconsolidation des activités non poursuivies –IFRS5) etc.
• Les acquisitions en LBO entraînent la publication de comptes statutaires au niveau de la holding de tête, réévalués au travers d’un processus de « purchase accounting », alors que les actionnaires et les banques exigent souvent de suivre en parallèle l’activité de la cible, sur la base des valeurs historiques, et ce parfois dans un référentiel comptable différent. Les outils doivent alors répondre au besoin de multiplicité des périmètres et des jeux d’écritures.
• La dimension internationale est souvent plus présente dans ce type de groupe, et le logiciel doit donc être d’autant plus « friendly » qu’il est utilisé par des filiales éloignées, non formées au plan de comptes et aux coutumes comptables françaises, fortement prégnantes dans certains outils standards du marché.
• Fréquemment, le remplissage des liasses et la réconciliation des intercos doivent être décentralisés, en monnaie de transaction et en monnaie de consolidation. Le simple problème des versions multi-langues doit être posé.

Notre expérience montre ainsi que des groupes qualifiés de « PME », appartenant à ce segment exigeant du « middle market », peuvent avoir quasiment les mêmes sujets de complexité technique que les plus grandes organisations. Leurs besoins ne sont pas alors très différents des plus grands groupes, volumétrie, délais et pilotage des process à part.

L’appropriation de l’outil par l’entreprise est alors cruciale, et le choix d’une organisation de la consolidation partagée temporairement ou durablement avec des spécialistes externes devient souvent une valeur sûre, à moins que l’entreprise possède toute la compétence nécessaire en interne.